• Une fondation a réalisé un centre dédié à la réalisation de ses buts culturels. Ce centre comporte entre autres des espaces dédiés à la tenue d’expositions d’importance internationale. Il abrite une collection artistique dont certaines pièces ont une très grande valeur.
  • Peu après la fin des travaux, la nouvelle direction a dû faire face à des difficultés imprévues dans l’exploitation du centre. Elle a appelé LZS, qui a établi un diagnostic.
  • Il s’avère d’une part que la planification et la réalisation du centre se sont effectuées sur la base d’un cahier des charges insuffisamment développé. Les déficits en découlant peuvent être classés en 4 catégories: performances fonctionnelles (exemple, monte-charges); performances climatiques (hygrométrie, température et ventilation des œuvres d’arts); ‘sécurité des objets (vol, incendie); sécurité des personnes (risques d’accidents). Un concept et une organisation de l’exploitation (facility management) du centre font par ailleurs défaut.
  • La fondation a prié LZS d’établir une offre de services visant à éliminer ces déficits.
  • L’intervention proposée est structurée en deux volets. D’une part, il est proposé d’établir un cahier des charges de l’ensemble des fonctionnalités attendues aujourd’hui et demain (projection stratégique) dans un tel centre.
  • Ces fonctionnalités seront décrites en modules indépendants, avec mise en évidence de la performance actuellement réalisée et des risques. Le rapport décrira les mesures de corrections des fonctionnalités déficitaires, dans la mesure du possible en options, en quantifiera les coûts de réalisation. L’ensemble des mesures de corrections sera structuré en groupes de priorités.
  • Le mandat propose par ailleurs l’établissement d’un modèle d’organisation de l’exploitation du centre, décrivant l’interface entre les fonctions internes et externes de conduite de l’exploitation. Sur cette base un processus d’appel d’offres de prestations de facility management sera conduit (cahier des charges, liste d’entreprises éligibles, appel d’offres, analyse et négociation, recommandation de passation du marché, formalisation contractuelle, mise en route).
  • La fondation a accepté cette approche. Elle en souhaite l’exécution au cours du 1er semestre 2018.